Durée légale de conservation des documents : le guide par type

Factures, bulletins de paie, contrats : combien de temps conserver chaque document ? Le guide des durées légales en France, type par type.

Garder trop peu, c'est s'exposer en cas de contrôle fiscal, de litige avec un salarié ou de désaccord avec un fournisseur. Garder trop longtemps, c'est encombrer ses serveurs et, pour les données personnelles, enfreindre le RGPD. Entre les deux, chaque type de document a sa durée.

Ce guide rassemble les durées de conservation les plus courantes pour une entreprise en France, regroupées par famille de documents, avec leur fondement légal. Gardez-le sous la main pour construire votre référentiel de conservation.

Avant de commencer : 3 règles à connaître

1. Ce sont des durées minimales. La loi fixe la durée pendant laquelle un document doit pouvoir être produit. Au-delà, la conservation n'est pas interdite, sauf pour les données personnelles, que le RGPD oblige à supprimer une fois la finalité atteinte.

2. Le point de départ compte autant que la durée. Selon les cas, le délai court à partir de la date du document, de la clôture de l'exercice, de la fin du contrat ou du départ du salarié.

3. Le format numérique est admis, à condition de garantir l'intégrité et la lisibilité du document pendant toute la durée. Un document reçu au format électronique se conserve sous cette forme.

Documents comptables et fiscaux

• Livres et registres comptables (journal, grand livre, inventaire) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Code de commerce, art. L123-22.
• Pièces justificatives (factures clients et fournisseurs, bons de commande et de livraison) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Code de commerce, art. L123-22.
• Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Code de commerce, art. L123-22.
• Documents servant de base aux impôts (IS, TVA, CFE, etc.) : 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée. Livre des procédures fiscales, art. L102 B.

En pratique, les pièces comptables se conservent 10 ans, ce qui couvre aussi l'obligation fiscale de 6 ans.

Documents sociaux et ressources humaines

• Double des bulletins de paie (employeur) : 5 ans. Code du travail, art. L3243-4.
• Registre unique du personnel : 5 ans à partir du départ du salarié. Code du travail, art. R1221-26.
• Contrat de travail, avenants, documents de fin de contrat : 5 ans à partir du départ du salarié. Prescription, Code civil art. 2224.
• Documents relatifs aux cotisations sociales : 3 ans. Code de la sécurité sociale, art. L244-3.
• Décompte de la durée du travail : 1 an. Code du travail, art. D3171-16.
• Dossiers de candidats non retenus : 2 ans maximum après le dernier contact. Recommandation CNIL.
• Images de vidéoprotection : 1 mois maximum en principe. Recommandation CNIL.

Lorsque le bulletin de paie est remis sous forme électronique, l'employeur doit aussi en garantir la disponibilité pendant 50 ans ou jusqu'aux 75 ans du salarié. Le salarié, lui, a intérêt à conserver ses bulletins sans limite de durée, notamment pour faire valoir ses droits à la retraite.

Documents commerciaux et contractuels

• Contrats et correspondances commerciales : 5 ans à partir de la fin du contrat ou de la relation. Code de commerce, art. L110-4.
• Contrats conclus par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation. Code de la consommation, art. L213-1.
• Documents bancaires (relevés, remises, talons de chèques) : 5 ans. Code de commerce, art. L110-4.
• Contrats d'assurance : 2 ans à partir de la résiliation. Code des assurances, art. L114-1.
• Données de prospects (non clients) : 3 ans maximum après le dernier contact émanant du prospect. Recommandation CNIL.

Documents de la vie de l'entreprise

• Statuts et actes modificatifs : 5 ans à partir de la radiation de la société. Prescription, Code civil art. 2224.
• Comptes annuels et rapports : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Code de commerce, art. L123-22.

De nombreuses entreprises choisissent de conserver leurs statuts, procès-verbaux et registres pendant toute la vie de la société : ce sont des documents de référence, rarement volumineux.

Et les données personnelles ?

Une grande partie de ces documents contient des données personnelles : bulletins de paie, contrats, dossiers clients. Le RGPD s'applique alors en complément. Une fois la durée légale écoulée, ces documents doivent être supprimés ou anonymisés, sauf autre justification. Pendant la conservation, l'accès doit être limité aux personnes qui en ont réellement besoin.

Nous détaillons ces obligations dans notre article RGPD et archivage documentaire : ce qu'implique vraiment la conformité.

Du tableau à la pratique : construire votre référentiel de conservation

Connaître les durées ne suffit pas. Il faut les appliquer, document par document, année après année. C'est le rôle d'un référentiel de conservation, aussi appelé tableau de gestion.

1. Listez vos types de documents réellement produits et reçus, service par service.
2. Associez à chacun une durée et un point de départ, à partir des listes ci-dessus et des règles propres à votre secteur.
3. Définissez le sort final : destruction, anonymisation ou conservation historique.
4. Nommez un responsable par famille de documents.
5. Automatisez les échéances pour que la règle s'applique sans dépendre de la mémoire de chacun.
6. Tracez chaque destruction pour pouvoir la démontrer en cas de contrôle.

Les erreurs à éviter

• Tout garder par précaution : c'est coûteux et contraire au RGPD pour les données personnelles.
• Oublier le point de départ : 5 ans à compter du départ d'un salarié n'est pas 5 ans à compter de son embauche.
• Imprimer pour archiver un document reçu au format électronique : c'est l'original électronique qui fait foi.
• Détruire sans trace : en cas de contrôle, vous devez pouvoir montrer que la destruction a suivi une règle.

Comment Falendi automatise vos durées de conservation

Sur la plateforme Falendi, chaque type de document est associé à sa règle de conservation dès son entrée dans le système. Les échéances sont gérées automatiquement et déclenchent les actions prévues, sans intervention manuelle.

Chaque document conserve son historique, son intégrité est garantie et les accès sont tracés. Votre référentiel de conservation n'est plus un tableau oublié dans un dossier partagé : c'est une règle appliquée.

Découvrir notre gestion documentaire

FAQ

Combien de temps garder une facture ?

10 ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre du Code de commerce. Cette durée couvre aussi l'obligation fiscale, qui est de 6 ans.

Combien de temps un employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?

L'employeur doit conserver le double des bulletins de paie pendant 5 ans. Le salarié a, lui, intérêt à les garder toute sa vie.

Peut-on détruire les originaux papier après numérisation ?

Oui, si la numérisation produit une copie fidèle et durable, dont l'intégrité est garantie. La norme NF Z42-026 encadre cette numérisation. Certains documents (actes authentiques, par exemple) justifient de conserver l'original.

Que faire à l'expiration de la durée ?

Détruire ou anonymiser les documents qui contiennent des données personnelles, sauf autre justification, et garder une trace de cette destruction.

Mettez vos règles en pilote automatique

Nous vous aidons à construire votre référentiel de conservation et à l'appliquer automatiquement à vos documents.

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Ce guide présente les règles générales en vigueur en France en octobre 2026. Votre secteur peut imposer des règles spécifiques : faites valider votre référentiel par votre expert-comptable ou votre conseil juridique.

Sources

• Service Public Entreprendre : délais de conservation des documents pour les entreprises
• Code de commerce, art. L123-22 (documents comptables)
• Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 (documents commerciaux)
• Livre des procédures fiscales, art. L102 B (documents fiscaux)
• Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 (bulletins de paie)
• Code du travail, art. R1221-26 (registre unique du personnel)
• Code du travail, art. D3171-16 (décompte du temps de travail)
• Code de la sécurité sociale, art. L244-3 (cotisations sociales)
• Code de la consommation, art. L213-1 (contrats électroniques)
• Code des assurances, art. L114-1 à L114-3
• CNIL : les durées de conservation des données
• CNIL : référentiel des durées de conservation en ressources humaines (PDF)